Jak správně vybírat dodavatele facility služeb?

Facility management je dnes běžnou součástí fungování výrobních podniků, kancelářských budov i veřejných institucí. Jde o outsourcing činností, které nejsou předmětem hlavního podnikání, ale bez nichž by firma nemohla fungovat – úklidu, správy budov, ostrahy nebo odpadového hospodářství.

Přenecháním těchto aktivit profesionální firmě získáte čas, úspory i vyšší kvalitu služeb. Ovšem aby vše hladce fungovalo, je potřeba dodavatele facility služeb správně vybrat. Jak na to?

První krok: Analýza firemních potřeb

Než začnete vybírat dodavatele facility služeb, zmapujte si, co opravdu potřebujete. Jiný režim úklidu má kancelářská budova, jiný logistický areál nebo nemocnice v režimu 24/7. Zamyslete se nad těmito otázkami:

• Jaké služby potřebujeme?
• Kolik máme poboček nebo budov?
• Jak často a v jakém režimu musí být služby zajištěny?
• Potřebujeme noční provoz? Záskoky? Havarijní servis?

Díky této analýze pak dokážete lépe porovnat nabídky a zvolit takového partnera, který bude skutečně odpovídat vašemu provozu.

Podle čeho vybírat dodavatele facility služeb

Při výběru dodavatele nestačí porovnat jen cenu a rozsah služeb. Důležitá jsou i méně viditelná kritéria, která ve výsledku rozhodují o tom, zda bude spolupráce bezproblémová, nebo náročná.

1. Komplexní služby

Dobrý dodavatel nabízí komplexní služby – vše od úklidu přes technickou správu budov až po revize nebo péči o zeleň. Výhodou je, že máte vše pod jednou střechou – jednoho partnera, jednoho kontaktního člověka, jeden přehled.

2. Technologická vyspělost

Moderní facility firma využívá chytré plánování, čisticí stroje nové generace, digitální reporting i online přehled o provedených službách. Díky tomu získáváte lepší kontrolu a vyšší kvalitu služeb.

3. Individuální přístup

Každá firma má jiný provoz. Seriózní dodavatel přizpůsobí služby vašim potřebám – ne opačně. Například nabídne úklid v době, kdy neruší zaměstnance ani klienty. Musí také pružně reagovat na nenadálé změny.

4. Ověřené reference

Vyžádejte si reference od stávajících klientů dodavatele a ověřte si, jak spolupráce funguje v praxi. Férová firma nemá problém ukázat, kde a pro koho pracuje.

Na co si dát pozor při výběru dodavatele facility služeb

1. Podezřele nízká cena

Pokud je nabídka výrazně nižší než ostatní, je na místě obezřetnost. Často to znamená nižší kvalitu služeb, neproškolený personál, šetření na technice nebo problematickou fluktuaci pracovníků.

2. Slabý systém náhrad

Zeptejte se, jak dodavatel řeší výpadky – kdo zaskočí, když onemocní uklízečka nebo vrátný? Seriózní firma má záložní tým a fungující systém náhrad, aby nedošlo k přerušení služeb.

3. Nejasné smluvní podmínky

Důkladně si projděte smlouvu a zkontrolujte si vymahatelnost dohodnutých služeb. Ze smlouvy by mělo být jasné, co se stane, když dojde ke zpoždění, neprovedení služby nebo nespokojenosti.

SLA: Základ pro úspěšnou spolupráci

Správně nastavená smlouva – Service Level Agreement (SLA) určuje, jaké služby budou poskytovány, v jaké kvalitě a s jakou garancí. Slouží jako opora pro obě strany. Nastavuje parametry kvality služeb a kontrolní mechanismy.

Díky SLA víte, co přesně máte od dodavatele čekat – a on ví, co a jak má dodržovat. Proto se vyplatí věnovat nastavení SLA dostatečnou pozornost hned na začátku spolupráce.

Facility služby bez starostí

Správně zvolený partner vám ušetří čas, peníze i starosti. V AZfacility poskytujeme komplexní facility služby od správy a údržby budov přes úklidové služby až po ostrahu. Ať už hledáte dlouhodobou spolupráci, nebo řešíte akutní problém, připravíme pro vás řešení na míru.

Potřebujete poradit s výběrem, nebo si chcete porovnat svého aktuálního dodavatele? Ozvěte se nám – rádi se podíváme, co pro vás můžeme udělat lépe.